Protocolo de borrado de datos

1. Objeto del protocolo

El presente protocolo establece los procedimientos, plazos y criterios que aplica Marketing Conversacional Inteligente Limitada (en adelante, “MCI”), operadora del sitio web agricolamci.cl, para la eliminación de datos personales en cumplimiento de la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada.

Este protocolo complementa la Política de Privacidad publicada por MCI y garantiza que toda persona pueda ejercer su derecho a la cancelación (eliminación) de sus datos personales de manera clara, gratuita y oportuna.

2. Responsable del tratamiento

Responsable: Marketing Conversacional Inteligente Limitada

Representante legal: Vicente Avilés

Correo electrónico: contacto@agricolamci.cl

3. Alcance

Este protocolo aplica a todos los datos personales recopilados y tratados por MCI, incluyendo datos almacenados en:

1. Plataformas de mensajería (WhatsApp Business, correo electrónico).

2. Bases de datos, CRMs, plataformas de automatización de flujos de trabajo y bases de conocimiento que alimentan los agentes inteligentes.

3. La plataforma de gestión de conversaciones donde agentes zonales y personal autorizado de empresas clientes monitorean e intervienen en las interacciones con usuarios finales, incluyendo las cuentas de acceso, registros de actividad y conversaciones almacenadas.

4. Sistemas implementados para empresas agropecuarias clientes (asistentes virtuales, módulos de cotización, seguimiento de despachos, gestión de contactos).

5. El sitio web agricolamci.cl y sus herramientas de analítica.

6. Servicios en la nube, hosting, almacenamiento digital y respaldos.

7. Herramientas de inteligencia artificial utilizadas para la generación de respuestas.

4. Distinción entre datos propios y datos procesados por cuenta de clientes

MCI opera en dos capacidades distintas:

1. Como responsable del tratamiento: respecto de los datos de personas que contactan directamente a MCI. Estas solicitudes se gestionan directamente conforme a este protocolo.

2. Como encargado del tratamiento: respecto de los datos de usuarios finales que interactúan con sistemas implementados para empresas clientes, y de los agentes zonales cuyas cuentas se crean en la plataforma de gestión por instrucción de la empresa cliente. En estos casos, la empresa cliente es la responsable del tratamiento. MCI ejecutará la eliminación conforme a sus instrucciones.

5. Cómo solicitar la eliminación de datos

Toda persona puede solicitar la eliminación de sus datos personales enviando un correo electrónico a contacto@agricolamci.cl con el asunto “Eliminación de datos”, indicando nombre completo, RUT (si fue proporcionado), correo electrónico o número de teléfono con el que se comunicó con MCI, y una descripción de los datos cuya eliminación solicita.

La solicitud es gratuita.

6. Verificación de identidad

MCI podrá solicitar al requirente que acredite su identidad mediante:

1. Confirmar los datos de contacto con los que se realizó la comunicación original.

2. Proporcionar datos que permitan identificar al solicitante en nuestros registros (nombre completo, empresa, fecha aproximada de contacto).

3. Si la solicitud es realizada por un tercero en representación del titular o de una empresa, deberá acreditar poder suficiente o su calidad de representante legal.

7. Procedimiento interno de eliminación

Una vez recibida y verificada la solicitud, MCI ejecutará el siguiente procedimiento:

Paso 1 — Recepción y acuse de recibo (3 días hábiles): se confirma la recepción, se asigna un número de seguimiento y se informa el plazo estimado.

Paso 2 — Identificación de datos (5 días hábiles): se identifican todos los repositorios donde se almacenan datos del solicitante: bases de datos, CRM, conversaciones de WhatsApp, correos, plataforma de gestión de conversaciones, cuentas de usuario, bases de conocimiento, sistemas de automatización, respaldos y herramientas de terceros.

Paso 3 — Evaluación de excepciones (5 días hábiles): se verifica si alguno de los datos está sujeto a una excepción de conservación obligatoria (sección 8).

Paso 4 — Ejecución de la eliminación (10 días hábiles): se elimina efectivamente en todos los repositorios, incluyendo la desactivación y eliminación de cuentas de acceso a la plataforma de gestión cuando corresponda. Cuando la eliminación directa no sea posible, se aplicará anonimización irreversible.

Paso 5 — Confirmación al solicitante (2 días hábiles): se notifica la ejecución, detallando qué datos fueron eliminados, cuáles anonimizados y cuáles retenidos por excepción.

Plazo total máximo: 30 días corridos desde la recepción de la solicitud completa y verificada.

8. Excepciones a la eliminación

MCI podrá retener determinados datos cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:

1. Relación contractual vigente: cuando exista un contrato en ejecución y los datos sean necesarios para la continuidad del servicio.

2. Obligaciones legales y tributarias: cuando la ley exija conservar registros contables, boletas, facturas o documentos tributarios (mínimo 6 años, art. 200 Código Tributario).

3. Datos procesados por cuenta de empresas clientes: cuando los datos forman parte de un sistema operado para una empresa cliente y la decisión de eliminación corresponde a dicha empresa.

4. Garantías y soporte post-implementación: cuando los datos sean necesarios para cumplir períodos de garantía o soporte.

5. Cuentas de agentes zonales activos: cuando la cuenta del solicitante en la plataforma de gestión esté vinculada a un servicio en operación activa para una empresa cliente, la eliminación de la cuenta requiere instrucción de dicha empresa. MCI notificará la solicitud a la empresa cliente y procederá conforme a sus instrucciones.

6. Orden judicial o administrativa: cuando un tribunal u organismo ordene la conservación de datos.

7. Datos vinculados a múltiples actores: cuando los datos del solicitante estén integrados en registros compartidos, se eliminarán los datos propios identificables y se mantendrán los necesarios para la integridad del registro operativo.

En todos los casos se informará al solicitante el fundamento y el plazo estimado de conservación.

9. Datos eliminados por categoría

La siguiente tabla detalla el tratamiento según categoría:

10. Eliminación en plataformas de terceros

Cuando los datos hayan sido procesados por proveedores externos, MCI realizará:

1. WhatsApp / Meta: eliminación de la conversación y datos del contacto. Los mensajes que transitaron por Meta están sujetos a sus políticas de retención.

2. Plataforma de gestión de conversaciones: eliminación de la cuenta del solicitante, su historial de conversaciones y registros de actividad en la plataforma.

3. Plataformas de automatización y CRM: eliminación de registros del solicitante. Cuando el sistema opera para una empresa cliente, la eliminación se coordina con dicha empresa.

4. Proveedores de IA: solicitud formal de eliminación cuando los datos sean identificables.

5. Servicios en la nube y respaldos: eliminación en plataformas de almacenamiento. Los datos en respaldos automatizados serán eliminados en el siguiente ciclo de rotación, o anonimizados.

11. Eliminación proactiva y retención programada

MCI aplica las siguientes políticas de retención programada:

1. Consultas no convertidas: datos eliminados transcurridos 12 meses desde el último contacto.

2. Proyectos finalizados: datos conservados por 3 años post-finalización, luego eliminados o anonimizados.

3. Cuentas de agentes zonales: las cuentas de acceso a la plataforma de gestión se desactivan al término del contrato con la empresa cliente o a solicitud de esta. Los registros de actividad asociados se eliminan transcurridos 12 meses desde la desactivación.

4. Datos de navegación: retención máxima de 14 meses en herramientas de analítica.

5. Documentos tributarios: conservación por el plazo legal (mínimo 6 años).

12. Derechos del solicitante

Además de la eliminación, el titular puede ejercer:

Derecho de acceso: solicitar información sobre qué datos suyos se almacenan.

Derecho de rectificación: solicitar corrección de datos inexactos.

Derecho de oposición: oponerse al tratamiento para determinadas finalidades.

Derecho de revocación del consentimiento: retirar el consentimiento en cualquier momento.

Todos los derechos pueden ejercerse escribiendo a contacto@agricolamci.cl.

13. Registro de solicitudes

MCI mantendrá un registro interno de todas las solicitudes de eliminación por un período mínimo de 3 años.

14. Modificaciones

MCI podrá modificar este protocolo en cualquier momento. La versión vigente será publicada con indicación de la fecha de última actualización.

15. Contacto

Para cualquier consulta o para ejercer tus derechos, escríbenos a contacto@agricolamci.cl.

Marketing Conversacional Inteligente Limitada — agricolamci.cl

Representante Legal: Vicente Avilés | contacto@agricolamci.cl